Le Bureau de la lieutenante-gouverneure est votre ressource initiale lorsque vous invitez la lieutenante-gouverneure à prendre part à votre événement. Une lettre en réponse à votre invitation vous sera envoyée dès que le calendrier des événements pour la période sera finalisé. L’aide de camp en fonction coordonnera ensuite les dispositions protocolaires de votre événement.

1. COMMUNICATIONS CONCERNANT VOTRE ÉVÉNEMENT

L’aide de camp désigné pour accompagner la lieutenante-gouverneure pour l’occasion communiquera avec vous avant l’événement. L’aide de camp vous donnera un numéro de téléphone à composer si vous avez des questions ou si vous avez besoin de renseignements supplémentaires.

2. PUBLICITÉ ET MÉDIAS

Toute publicité annonçant la participation de la lieutenante-gouverneure à votre événement doit être revue avant sa diffusion par le Bureau de la lieutenante-gouverneure. Dans le cas des grands rassemblements où la publicité vise à encourager la participation du public, la présence de Son Honneur doit être signalée. Pour tout renseignement sur la publicité, communiquez avec Mme Phyllis Fraser, chef de cabinet et secrétaire particulière de la lieutenante-gouverneure, au 204 945-2752.

3. PLAQUES ET PUBLICATIONS

Si une plaque doit être dévoilée, son texte doit signaler la présence de la lieutenante-gouverneure et il doit être revu par le bureau avant la fabrication de la plaque. Le programme doit aussi indiquer la présence de Son Honneur (ou de Ses Honneurs si M. Filmon accompagne son épouse) et l’ébauche des textes doit être revue par le bureau ou l’aide de camp avant l’impression.

4. HÔTE DE L’ÉVÉNEMENT

L’hôte doit être un membre haut placé de l’organisation, désigné par celle-ci; il s’agit habituellement du président. Le mot « hôte » utilisé ci-dessous fait référence à cette personne. Il est aussi souvent utile d’avoir un organisateur distinct avec lequel l’aide de camp peut communiquer.

5. RENCONTRE D’INVITÉS À UN ÉVÉNEMENT

La lieutenante-gouverneure apprécie rencontrer les invités et l’hôte doit présenter à Son Honneur (Ses Honneurs) le plus grand nombre d’invités possible, en plus du temps passé avec les invités d’honneur.

6. ACCUEIL DE LA LIEUTENANTE-GOUVERNEURE

Son Honneur se fera un plaisir de prononcer une allocution de bienvenue convenant à l’occasion. Ce discours ne dure généralement pas plus de trois minutes.

Il est préférable que la lieutenante-gouverneure ne soit invitée à parler qu’une fois, au début du programme, avant les autres conférenciers et après l’hôte. Il faut prévoir un podium ou un lutrin, un micro qui fonctionne et un éclairage suffisant pour pouvoir consulter des notes.

7. AUTRES DISCOURS

La présentation de la lieutenante-gouverneure doit être brève. Le maître de cérémonie peut par exemple dire: « J’invite maintenant Son Honneur à dire un mot de bienvenue ». Les conférenciers doivent s’adresser d’abord à l’hôte, suivi de « Son Honneur » (ou « Ses Honneurs » si M. Filmon est également présent). Les autres fonctionnaires doivent être mentionnés en ordre de préséance.

8. ARRIVÉE DE LA LIEUTENANTE-GOUVERNEURE

L’hôte accueille généralement la lieutenante-gouverneure à l’entrée principale de l’édifice. Il conduit ensuite Son Honneur (ou Ses Honneurs) à une réception préliminaire pour les invités de marque. Il est utile de prévoir une personne pour s’occuper des manteaux et de réserver un ascenseur, au besoin.

Si Son Honneur est seule, elle sera accompagnée par un aide de camp (deux personnes en tout). Si Ses Honneurs sont tous deux présents (trois personnes en tout).

9. RÉCEPTION

La réception qui précède un repas ou une cérémonie donne à la lieutenante-gouverneure l’occasion de rencontrer les invités à la table d’honneur et autres invités de marque. Son Honneur arrivera de façon non officielle à cette réception. Une présentation générale aux invités présents est toutefois de mise.

10. ENTRÉE DE LA LIEUTENANTE-GOUVERNEURE DANS LA SALLE

Tous les invités à la table d’honneur (à l’exception de Son Honneur ou de Ses Honneurs) doivent prendre leur place. Le maître de cérémonie fait ensuite l’annonce suivante :

« Mesdames et messieurs, veuillez vous lever pour l’arrivée de la lieutenante-gouverneure du Manitoba, l’Honorable Janice Filmon (et de Son Honneur, M. Gary Filmon), et rester debout pour le salut vice-royal ».

L’aide de camp entre le premier dans la salle, suivi de Son Honneur (ou Ses Honneurs). La lieutenante-gouverneure est toujours la dernière personne à entrer dans la salle. Si la table est sur une estrade, on doit asseoir Son Honneur, ou Ses Honneurs, au centre. Dans les autres cas, ils doivent être assis à la droite de l’hôte, les autres invités d’honneur étant répartis de chaque côté de l’hôte.

11. SALUT VICE-ROYAL MUSICAL

Dans le cadre des événements structurés, le « salut à la lieutenante-gouverneure », que l’on appelle aussi « salut vice-royal » est interprété.

Le salut vice-royal est composé des six premières mesures de « God Save the Queen », suivies des quatre premières et quatre dernières mesures de l’hymne national « Ô Canada ». Si vous avez un petit orchestre ou un pianiste qui peut jouer le salut, le bureau peut vous en fournir la partition. Autrement, l’aide de camp pourra vous fournir un disque compact, que vous êtes priés de lui retourner ensuite.

Le salut vice-royal est joué lorsque la lieutenante-gouverneure arrive à sa place sur l’estrade ou à la table d’honneur, et avant qu’elle ne s’assoie.

Le salut vice-royal n’est jamais joué quand Son Honneur entre dans la salle ou pendant qu’elle marche jusqu’à sa place. Son Honneur doit être immobile pour que le salut soit interprété. Les personnes présentes ne doivent pas chanter pendant le salut vice-royal.

L’hymne national peut être joué ou chanté après le salut vice-royal ou immédiatement avant le départ de la lieutenante-gouverneure à la fin de l’événement.

12. REPAS

La lieutenante-gouverneure est assise à la droite de l’hôte. Elle peut être présentée dans la séquence des présentations de la table d’honneur, si cela fait partie de la présentation du maître de cérémonie.

Une place doit être prévue pour l’aide de camp à une table voisine qui leur permet de voir la lieutenante-gouverneure. Un marque-place doit réserver la place de l’aide de camp, qui ne doit jamais tourner le dos à la lieutenante-gouverneure.

Lors d’un repas ou d’une réception, la lieutenante-gouverneure est toujours servie en premier.

Lors d’un repas, si un toast à sa Majesté est proposé, c’est généralement l’hôte qui lève son verre après le plat principal et avant le dessert. La formule d’usage est la suivante :

« Mesdames et messieurs – La Reine du Canada »

La réponse correcte est :

« La Reine »

(On n’entrechoque pas les verres pour le toast à la Reine)

13. DÉPART DE LA LIEUTENANTE-GOUVERNEURE

La lieutenante-gouverneure est la première personne à quitter la salle une fois l’événement terminé.

Si au cours de la planification avec l’aide de camp on a décidé qu’un départ officiel était de mise, le maître de cérémonie doit annoncer :

« Mesdames et messieurs, veuillez vous lever et rester à vos places pour le départ de Son Honneur (Ses Honneurs) ».

Si l’hymne national est interprété à la fin de l’événement, l’annonce peut être modifiée pour demander aux personnes présentes de rester debout après l’hymne national pour le départ de la lieutenante-gouverneure.

Si l’horaire de la lieutenante-gouverneure exige que celui-ci parte avant la fin de l’événement, ou si l’événement n’a pas de fin précise, la lieutenante-gouverneure partira sans être annoncée.

Pour toute question, l’organisateur de l’événement doit communiquer avec l’aide de camp assigné à l’événement. Vous pouvez également communiquer avec Mme Phyllis Fraser, chef de cabinet et secrétaire particulière de la lieutenante-gouverneure, au 204 945-2752.